Prokrastination und ihre Ursachen bei Führungskräften. Warum Aufschieben nichts mit Faulheit zu tun hat - und weshalb gerade auch Leistungsträger zögern.
- Svenja Reiniger
- 10. Feb.
- 10 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 3. März
Auch erfahrene Führungskräfte schieben Aufgaben vor sich her – vor allem solche, die emotional, politisch oder persönlich anspruchsvoll sind. Spannend finde ich: Prokrastination ist kein Randphänomen und erst recht kein persönliches Versagen. Es ist ein verbreitetes psychologisches Muster und es lohnt sich, sich als Führungskraft und auch als Unternehmen damit auseinanderzusetzen.
Das Wichtigste in Kürze:
Prokrastination bei Führungskräften ist kein Zeichen von Faulheit, sondern häufig Ausdruck innerer Konflikte wie Perfektionismus, Entscheidungsangst oder Verantwortungsdruck.
Gerade leistungsstarke Führungskräfte sind betroffen, weil ihr hoher Anspruch und ihr Verantwortungsgefühl inneren Druck erzeugen.
Aufschieben zeigt sich im Führungsalltag oft subtil – etwa durch vertagte Entscheidungen, volle Kalender und scheinbare Betriebsamkeit.
Neben individuellen Faktoren spielen auch organisationale Rahmenbedingungen wie Fehlerkultur, Mikromanagement oder unklare Ziele eine wichtige Rolle.
Ein erster Schritt ist ehrliche Selbstreflexion: Was schiebe ich auf – und was steckt eigentlich dahinter?
Inhalt
Was Prokrastination ist und was sie vom einfachen Aufschieben unterscheidet
Ursachen von Prokrastination bei Führungskräften und was wirklich hinter dem Zögern steckt
Strukturelle Ursachen von Prokrastination in Unternehmen - wenn Rahmenbedingungen zum Problem werden
Der erste Schritt und was Du gegen Prokrastination tun kannst
FAQ - Häufige Fragen zu Prokrastination bei Führungskräften
Im Alltag ist Aufschieben oft harmlos. Man wartet auf Motivation, erledigt die Aufgabe später, weil man schlicht keine Lust hat oder die Sonne scheint. Und irgendwie geht es am Ende doch wieder gut. Man schafft die Deadline – wie jedes Jahr bei der Steuererklärung. Ein klassisches Beispiel sogenannter Alltags-Prokrastination. Menschlich und kein Grund zur Sorge.
Wenn wir von Leadership und echter Prokrastination sprechen wird es da schon spannender: Denn Prokrastination zeigt sich dort oft mitten im Geschehen. In Meetings. In vollen Kalendern. In Themen, die immer wieder „noch eine Runde drehen“. Und in Entscheidungen, die fachlich längst reif wären – innerlich aber blockiert werden. Dieser Artikel ordnet Prokrastination im Führungskontext ein und beleuchtet wichtige Ursachen von Prokrastination sowie deren Auswirkungen. Im Fokus stehen jene auf den ersten Blick unscheinbare Formen von Prokrastination, die sich tarnen und oft erst spät bemerkt oder ignoriert werden. Es geht darum, welchen Einfluss Organisationen und Unternehmenskultur auf Prokrastination haben und was Führungskräfte tun können, um aus dem ewigen Gedankenkreisen und Aufschieben herauszukommen.
Warum Aufschieben im Führungsalltag oft unsichtbar bleibt
Führung ist immer noch normativ aufgeladen. Die "typische" für Leadership geborene Führungskraft soll klar sein, jederzeit entscheidungsstark und handlungsfähig - erst recht in einer Berufswelt mit immer rascheren Innovationszyklen, Unsicherheiten und Wechseln. Zweifeln, Zögern und Aufschieben passen einfach nicht in dieses (wie ich finde sehr eindimensionale) Idealbild von Führung
Logische Folge ist, dass Prokrastination sich im Führungsalltag ausgesprochen gut tarnt und oft nicht erkannt wird. Volle Kalender, hohe Aktivität, professionelle Routinen und unzählige Tools durch die wir vernetzter und produktiver arbeiten sollen, erzeugen den Eindruck von permanenter Wirksamkeit. "Es ist einfach viel los" wird zur plausiblen Erklärung, während Entscheidungen liegen bleiben oder Verantwortung immer wieder verschoben wird.
Im Arbeitsalltag ist Prokrastination daher sehr subtil und fällt lange nicht auf – weder dem Umfeld noch uns selbst. Erst wenn Unruhe im Team entsteht, Vertrauen erodiert und Selbstzweifel immer stärker werden, wird sichtbar, dass etwas nicht stimmt.
Was Prokrastination ist und was sie vom einfachen Aufschieben unterscheidet
„Procrastinare“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „auf morgen verschieben“ - nicht mehr und nicht weniger. In den letzten zwei Jahrzehnten hat der Begriff an Popularität gewonnen und wird heute ausschließlich mit den unerwünschten Aspekten des sich wiederholenden Aufschiebens wichtiger Aufgaben verbunden. In der Psychologie umschreibt Prokrastination ein Vermeidungsverhalten, welches mit mentalen Belastungen einhergeht.
Wichtig zu verstehen:
Prokrastination ist kein Krankheitsbild! Sie kann durchaus Teil von Symptomprofilen psychischer Belastungen sein – wie bspw. Angsterkrankungen oder Depressionen – , muss es aber nicht.
Und nicht jede Hektik vor einer Deadline oder liegen gebliebene Aufgabe ist gleich pathologisch. Wir alle verschieben Aufgaben, weil andere Themen dringlicher wirken, leichter gehen oder einfach mehr Spaß machen.
Es ist daher wichtig den Begriff bewusst zu verwenden. Nicht jedes Aufschieben sollten wir vorschnell psychologisieren. Im Gegenteil: Strategisches Abwarten, das bewusste Nutzen von Timings oder das Einholen weiterer Perspektiven sind Teil verantwortungsvoller Führung.
Entscheidend ist vielmehr der innere Auslöser und Zustand des Aufschiebens. Zögern ist funktional, wenn es bewusst geschieht. Prokrastination beginnt dort, wo gegen das eigene bessere Wissen gehandelt wird. Wenn klar ist, was zu tun wäre – und dennoch nicht entschieden oder gehandelt werden kann.
Bei Prokrastination sind wir einem sehr starken inneren Konflikt ausgeliefert, der unglaublich viel Energie kostet, Aufmerksamkeit bindet, Gedankenkreisen erzeugt und meist auch mit Selbstvorwürfen einhergeht. Die Ursachen und was dieses Erleben auslöst sind dabei sehr individuell. Trotzdem gibt es bestimmte Anzeichen.
5 typische Anzeichen von Prokrastination im Führungsalltag
Im Führungsalltag tritt Prokrastination selten offen zutage. Ich bin einmal über den Ausdruck "professionell getarntes Zögern" gestolpert – und dieser Begriff passt recht gut, zu dem was auch meine Klientinnen und Klienten schildern:
Entscheidungen oder schwierige Gespräche werden vertagt, obwohl ausreichend Informationen vorliegen.
Agenden werden länger statt kürzer und Terminkalender füllen sich ohne ausreichend Zeitfenster für produktives Arbeiten.
Trotz des vollen Kalenders besteht eine hohe Ablenkbarkeit durch Randthemen
Der Fokus verschiebt sich auf Micromanagement und vermeintlich leichter, kontrollierbarer Aufgaben, die in Summe wieder eine Entschuldigung dafür sind, warum andere Themen nicht vorangetrieben werden.
Eigentliche Leadership-Aufgaben wie Feedback-Gespräche werden zur Last, kaum vorbereitet und verschoben.
Das fatale ist: Das Gefühl von hoher Belastung und Betriebsamkeit ist echt. Entsprechend wirken die genannten Punkte nach außen oft wie besondere Sorgfalt und eine hohe Auslastung. Innerlich läuft aber oft vollkommen unbewusst ein regelrechtes Selbstsabotage-Programm ab. Je länger dieser Zustand anhält, desto schwieriger wird der Ausstieg.
Warum gerade auch Führungskräfte prokrastinieren
An dieser Stelle sei kurz gesagt: Prokrastination kann jeden in unterschiedlichen Lebensbereichen treffen. Ich möchte an dieser Stelle explizit auf den Leadership-Kontext und das Warum eingehen, weil es tabuisiert ist und wie eingangs erwähnt so sehr unserem inneren Bild und internalisierten Hierarchieglauben widerspricht. Wie kommt es also, dass gerade auch Menschen in Verantwortung Dinge aufschieben, obwohl sie doch gerade die Kompetenz mitbringen sollten souverän entscheiden zu können? Der Punkt ist: Viele Führungskräfte prokrastinieren nicht trotz ihrer Kompetenz, sondern wegen ihr. Hohe Ansprüche an sich selbst, ein ausgeprägtes Verantwortungsgefühl und der Wunsch, gute, richtige Entscheidungen zu treffen, erhöhen den inneren Druck.
Die meisten Leistungsträger wollen Qualität liefern, wertschätzend führen und natürlich Fehler vermeiden. Genau dieser Anspruch kann dazu führen, dass sie bei wesentlichen Aufgaben nicht in die Umsetzung kommen. Nicht aus Bequemlichkeit und auch nicht als bewusster Akt des Hinauszögerns, sondern aus dem Anspruch heraus, es richtig zu machen.
Warum Zeitmangel selten die Ursache ist
Zeitmangel gilt als nahe liegende – und oft bequeme – Erklärung für das Aufschieben. Im Führungsalltag klingt das plausibel: Verantwortung, Komplexität, operative Themen und strategische Fragen laufen ständig parallel.
Doch immer wieder zeigt sich: Hinter echter Prokrastination steckt selten mangelnde Zeit oder schlechte Planung. Sie ist ein Zeichen innerer Überforderung. Ein strenger innerer Kritiker, Selbstzweifel oder das diffuse Gefühl, ständig Erwartungen erfüllen zu müssen, rauben mehr Energie als jede zusätzliche Aufgabe. Das erklärt auch, warum Methoden zur Zeitoptimierung oder Priorisierung bei Prokrastination häufig ins Leere laufen – sie adressieren das Symptom, nicht aber die Ursache und sind daher oft zum Scheitern verurteilt, was wiederum den Frust erhöht.
Ursachen von Prokrastination bei Führungskräften und was wirklich hinter dem Zögern steckt
Wenn wir immer wieder wichtige Entscheidungen oder ToDo`s aufschieben und uns selbst zugleich damit unwohl fühlen liegen die Gründe also selten in mangelnder Disziplin. Sie liegen tiefer und haben mit unseren inneren Antreibern und auch Ängsten zu tun:
1. Perfektionismus als Ursache für Prokrastination
Menschen, die prokrastinieren sind oft perfektionistisch veranlagt. Dinge perfekt zu erledigen und hohe Maßstäbe anzusetzen ist ein phantastischer Ansporn und kann zu großen Erfolgen führen. Es wird aber dann problematisch, wenn auf einmal nichts mehr weitergeht. Wenn Perfektionismus unbewusst zur inneren Legitimation wird sich nicht zu entscheiden. Wenn immer noch eine Information fehlt, ein Detail ungeklärt ist oder eine Rückversicherung notwendig scheint.
2. Angst vor falschen Entscheidungen
Eine Entscheidung zu treffen bedeutet immer, sich festzulegen und sich gegen andere Optionen zu entscheiden. Wer sich entscheidet positioniert sich. Und wer sich positioniert, macht sich angreifbar. Diese Angst vor Kritik oder Scheitern kann so lähmend sein, dass Handeln unbewusst blockiert wird. Je größer die Tragweite einer Entscheidung, desto höher der Druck und die gefühlte Verantwortung. Die Folge: nicht getroffener Entscheidungen begünstigen die Entstehung von Zweifeln, Frust und Konflikten in Teams, die sich später deutlich schwerer bearbeiten lassen.
3. Verlustangst
Manche Entscheidungen bedeuten Abschied: von Projekten, Rollen oder auch von Menschen in bestimmten Funktionen. Das ist emotional anspruchsvoll – und genau deshalb werden Konsequenzen oft hinausgezögert.
Ein Beispiel: Eine Bereichsleiterin weiß seit längerem, dass ein von ihr initiiertes Innovationsprojekt keine tragfähigen Ergebnisse liefert. Die Zahlen sind eindeutig, das Team ist erschöpft, andere Projekte bleiben liegen. Trotzdem verschiebt sie die Entscheidung, das Projekt zu stoppen, von Jour fixe zu Jour fixe. Offiziell „weil noch eine externe Einschätzung fehlt“ – in Wahrheit, weil mit dem Stopp auch Prestige, Einfluss und das Gesicht gegenüber der Geschäftsführung auf dem Spiel stehen.
In solchen Situationen wird Aufschieben zur Strategie, den gefürchteten Verlust nicht fühlen und moderieren zu müssen: den Abschied von einer Idee, das Eingeständnis „Das hat so nicht funktioniert“, mögliche Enttäuschung im Team.
Kurzfristig schützt das das eigene Status- und Selbstbild, langfristig steigen jedoch Unklarheit, Belastung und Frustration bei allen Beteiligten.
Strukturelle Ursachen von Prokrastination in Unternehmen - wenn Rahmenbedingungen zum Problem werden
Am letzten Beispiel lässt sich aber schon erahnen, dass Prokrastination und ihre Ursachen nicht nur ein individuelles Phänomen sind. Organisationale Rahmenbedingungen können sie erheblich begünstigen. Was ich immer wieder sehe ist, dass insbesondere folgende Faktoren Prokrastination fördern:
Fehlerkultur: Wie in einem Unternehmen mit Fehlern umgegangen wird, wirkt sich enorm auf Entscheidungsfreude und Motivation aus. Wird stets nach einem Schuldigen gesucht und finger pointing betrieben (was übrigens auch ein Ausdruck von Ablenken von wichtigen Themen sein kann) sinken Produktivität und Entscheidungsfähigkeit.
Mikromanagement: Eng mit der Fehlerkultur hängt das Thema Mikormanagement zusammen. Engmaschige Kontrolle oder ständige Diskussion über die Ausnahme der Ausnahmen, kann Kompetenz und Expertise ersticken und sorgt unweigerlich dafür, dass Fokus auf das Wesentliche verloren geht.
Unklare Ziele & Ressourcenknappheit: Mangelnde strategische Klarheit kann frustrieren, weil damit oft die Grundlage für Entscheidungen fehlt. Show stopper können die Folge sein und sind gerade für ambitionierte Führungskräfte frustrierend. Wer zudem keine ausreichende Mittel hat, tendiert eher zum Aufschieben.
Konflikte: Unausgesprochene Spannungen sorgen immer dafür, dass sich Koalitionen bilden, und zunehmend mehr über statt miteinander gesprochen wird - was ganze Teams unglaublich viel Energie kostet. Konflikte vermindern Produktivität, Motivation und die Weitergabe von Informationen.
Prokrastination in Unternehmen ist daher selten eindimensional. Sie ist einerseits Symptom organisationaler Dysfunktionalitäten – und verstärkt diese zugleich.
Wo Entscheidungen vermieden werden, entstehen Unsicherheiten, die weiteres Zögern begünstigt wird.
Ein wirksamer Umgang mit Prokrastination erfordert daher mehr als individuelle Appelle zur Selbstorganisation. Es braucht sowohl persönliche Reflexion und in vielen Fällen auch einen ehrlichen Blick auf Strukturen, Kultur und Verantwortungsverteilung.
Wann Du genauer hinschauen solltest
Prokrastination ist vielschichtig und wie bereits erwähnt ist auch nicht jede Entscheidung die vertagt wird oder jedes Unwohlsein ein Anzeichen.
Daher ist wichtig zu verstehen: Ein Warnsignal ist nicht das Aufschieben an sich, sondern die innere Unruhe, die es begleitet. Wenn trotz hoher Kompetenz Klarheit fehlt, Entscheidungen vertagt werden und die Stimmung im Team kippt, lohnt es sich, genauer hinzusehen. Kritisch wird es, wenn Zögern kein bewusstes Abwägen mehr ist, sondern sich verselbstständigt.
Der erste Schritt und was Du gegen Prokrastination tun kannst
Ich hoffe Dich entlastet der folgende Gedanke: Der erste Schritt ist nicht weitere Selbstoptimierung!
Wenn Du immer wieder wichtige Themen vor Dir her schiebst und Dir Entlastung wünschst, dann brauchst Du keine weitere To-Do-Liste oder ein neues Priorisierungs-Tool. Nimm Dir stattdessen 15 Minuten Zeit für eine ehrliche Bestandsaufnahme und halte kurz inne:
Was genau schiebe ich auf?
Warum tue ich das? (Perfektionismus, Angst, Verantwortung, keine Lust …)
Wenn Du diese beiden Fragen ehrlich beantwortest, kannst Du viel besser verstehen, warum Du bestimmte Entscheidungen oder Aufgaben aufschiebst.
Im nächsten Schritt geht es darum, ins Handeln zu kommen. Die folgenden Fragen können Dir dabei helfen:
Was kostet es mich – und andere – wenn ich es weiter verschiebe?
Was gewinne ich, wenn ich heute entscheide oder den ersten Schritt mache?
Wenn Du Dir die Fragen ehrlich beantwortest, wirst Du klarer sehen, warum Du ins Handeln kommen solltest und Du wirst wahrscheinlich auch erste Schritte in der Umsetzung gehen. Denn oft braucht es keinen großen Plan, nicht die perfekte Lösung, sondern einen klaren Anfang.
Fazit: Prokrastination im Führungsalltag ernst nehmen
Prokrastination im Leadership-Kontext ist selten ein Zeichen von Bequemlichkeit oder Zeitmangel, sondern meist ein Hinweis auf innere Überforderung und strukturelle Probleme. Es lohnt sich daher, Überlastung nicht nur über "zu viel Arbeit" zu erklären. Führungskräfte tun gut daran zu prüfen, ob wiederkehrendes Aufschieben eine Rolle spielt – insbesondere bei emotional anspruchsvollen oder strategisch bedeutsamen Themen. Diese Form der Ehrlichkeit sich selbst gegenüber ist oft der erste Schritt, um eigene Handlungsspielräume wieder bewusst zu nutzen. Externe Begleitung – zum Beispiel in Form von Leadership-Coaching – kann unterstützen.
Gleichzeitig bleibt Prokrastination nicht allein eine individuelle Aufgabe. Organisationen und Entscheider:innen tragen Verantwortung, Rahmenbedingungen zu schaffen, die Klarheit, psychologische Sicherheit und tragfähige Prioritäten ermöglichen. Wo Fehler konstruktiv besprochen werden können, Entscheidungswege nachvollziehbar sind und Ressourcen mit den Erwartungen zusammenpassen, sinkt die Tendenz, Entscheidungen zu vermeiden. In diesem Zusammenspiel von persönlicher Reflexion und organisationaler Gestaltung entsteht eine Führungskultur, in der Unsicherheit nicht verdeckt werden muss.
FAQ - Häufige Fragen zu Prokrastination bei Führungskräften
Warum prokrastinieren gerade leistungsstarke Führungskräfte?
Viele leistungsstarke Führungskräfte schieben Entscheidungen nicht trotz ihrer Kompetenz auf, sondern gerade wegen ihres hohen Anspruchs. Sie wollen es gut machen, fair bleiben, nichts übersehen und möglichst keine Fehlentscheidung treffen. Dieser Anspruch kann so groß werden, dass er bremst. Dann wird noch eine Schleife gedreht, noch eine Rückversicherung eingeholt – und die Entscheidung wandert weiter nach hinten.
Woran erkenne ich, ob ich wirklich prokrastiniere – oder nur bewusst abwarte?
Nicht jedes Vertagen ist gleich Prokrastination. Manchmal ist es sinnvoll, Informationen abzuwarten oder Dinge sacken zu lassen. Kritisch wird es, wenn du eigentlich weißt, was zu tun wäre – und es trotzdem immer wieder verschiebst. Wenn dich das Thema gedanklich beschäftigt, Energie zieht oder mit schlechtem Gewissen verbunden ist, lohnt sich ein genauerer Blick.
Welche Rolle spielt Perfektionismus bei Prokrastination?
Perfektionismus kann ein starker Antrieb sein, wird aber problematisch, wenn er Entscheidungen blockiert. Wenn immer noch eine Information fehlt, ein Detail ungeklärt ist oder zusätzliche Absicherung gesucht wird, kann Perfektionismus zur inneren Legitimation werden, nicht ins Handeln zu kommen. Die Angst, eine nicht perfekte Entscheidung zu treffen, wiegt dann schwerer als der Nutzen einer ausreichend guten Lösung.
Sind Zeitmangel und hohe Arbeitsbelastung die Hauptursachen?
Zeitmangel ist eine naheliegende Erklärung, besonders im vollen Führungsalltag. In vielen Fällen liegt das eigentliche Problem aber nicht im Kalender. Es sind Zweifel, Sorgen vor Kritik oder das Gefühl, es allen recht machen zu müssen, die Entscheidungen hinauszögern. Mehr Zeitmanagement hilft dann oft wenig, weil es am Kern vorbeigeht.
Welche Auswirkungen hat anhaltende Prokrastination auf Teams?
Wenn Entscheidungen immer wieder vertagt werden, entsteht Unsicherheit. Prioritäten werden unklar, Konflikte bleiben liegen und im Team macht sich Frust breit. Manche ziehen sich zurück, andere übernehmen informell die Führung. Je länger dieser Zustand anhält, desto schwieriger wird es, Vertrauen und Klarheit wiederherzustellen.
Was ist ein erster konkreter Schritt im Umgang mit Prokrastination?
Ein guter Anfang ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Frag dich: Was schiebe ich gerade auf – und warum eigentlich? Geht es um Angst vor Kritik, um Perfektionismus oder um mögliche Konsequenzen? Allein diese Klarheit verändert oft schon etwas, weil du das Thema nicht mehr nur mit dir herumträgst, sondern bewusst anschaust.
Über die Autorin
Svenja Reiniger ist Leadership-Coachin, Mediatorin und Teamentwicklerin mit Fokus auf wissensintensive Organisationen. Sie war viele Jahre in einer Strategieberatung sowie in leitenden Funktionen tätig, unter anderem in der Medizintechnik.
Heute arbeitet sie mit Führungskräften und Teams an der Frage, wie Führung, Entscheidungen und gute Kommunikation in komplexen Arbeitswelten gelingen können. Seit 2023 gibt sie dieses Wissen auch in einzelnen Workshops am Career Center der Hochschule München weiter.
In diesem Blog schreibt sie über Führung - und über die Themen, die Führungskräfte oft ausklammern ofer die nach wie vor tabuisiert sind: Selbstzweifel, Unsicherheit, Introvertiertheit in der Führung sowie Konflikte und Verantwortung.
